Urenregistratie in Excel

Hoe fijn zou het zijn als je in één oogopslag de uren van je medewerkers of je eigen uren inzien in een goede urenregistratie? Download dan gratis onze urenregistratie in Excel! Wij maken zeer geregeld een urenregistratie in Excel. Dit kan een urenregistratie zijn voor één persoon of één project, maar het is ook mogelijk om een urenregistratie te maken voor kleine teams of bedrijven. Meestal maken we een dergelijke urenregistratie door te programmeren, maar dit hoeft zeker niet altijd. Door te programmeren is er echter wel meer mogelijk dan in een gemiddeld Excelbestand. Het wordt mogelijk om bestanden te koppelen of functionaliteit toe te voegen. Je kunt dan denken aan het automatisch versturen van de gewerkte uren naar een masterbestand of formulieren om de uren in te vullen.

Ben jij nu nog aan het stoeien met een zelfgemaakt overzichtje die je elke maand weer moet bijwerken omdat het anders niet werkt? Dat kost natuurlijk veel tijd, tijd die je ook op een andere manier zou kunnen besteden. Door een goed Excel bestand te hebben krijg je een beter overzicht, inzicht en bespaar je ook nog eens veel tijd bij het invoeren. Denk je er aan om zelf een Excelbestand te maken of je bestaande bestand aan te passen? Dat kan natuurlijk. Er zijn een aantal dingen waar je dan op moet letten als je een urenregistratie maakt in Excel.

Allereerst moet je er voor zorgen dat je in een kolom ook maar één type gegevenswaarde plaatst. Dus niet de medewerker en de uren in één cel, maar gesplitst in meerdere cellen. Hierdoor kun je later altijd vrij eenvoudig totaaltellingen maken met behulp van formules, draaitabellen of macro’s. Wanneer je de gegevens in één cel zet wordt het heel erg moeilijk om de uren voor een specifieke medewerker automatisch te laten tellen.

Daarnaast is het ook goed om de celopmaak eenduidig te maken. Als je uren gaat registreren kan dit in Excel door 6:00 uur te plaatsen of 6,00 uur. In het eerste geval zal Excel van de tijd een getal achter de komma plaatsen 0,25, dit omdat 6 uur een kwart is van een dag. Wil je vervolgens gaan rekenen met deze tijden dan zal je de waarde moeten vermenigvuldigen met 24 om vervolgens bijvoorbeeld met een uurtarief te kunnen vermenigvuldigen. Maak dus een keuze over hoe je de uren, maar ook andere informatie, invult. Dit heeft namelijk ook effect op de formules die je gebruikt en als er op twee of meerdere manieren wordt geregistreerd wordt het erg moeilijk om de juiste formules te maken.

Hou de urenregistratie ook overzichtelijk. Uiteindelijk is natuurlijk het doel om informatie te halen uit de gegevens die jij en / of je medewerkers er in stoppen. Overzicht kun je bijvoorbeeld krijgen door in het ene werkblad data in te voeren en in een ander werkblad de data te presenteren. Als je de rapportage goed opbouwt is het niet meer noodzakelijk om ook naar de invoer te kijken.

Heb je veel mensen in dienst en wil je allerlei gegevens presenteren dan kan dit natuurlijk in Excel. Alleen is het wel de vraag of dit altijd wenselijk is. Als er veel mensen in één bestand werken zorgt dit nog wel eens voor problemen. Of de gegevens worden dan niet goed opgeslagen of je moet wachten totdat een ander het bestand uit is. Door te programmeren kunnen we dit oplossen, iedereen krijgt dan een eigen bestand waarmee we vervolgens een geautomatiseerde koppeling maken in Excel. Ook aan deze werkwijze zit wel een maximum. Waar dit maximum precies zit hangt erg af van de situatie bij jou op de werkvloer. In sommige gevallen is het te overwegen om toch andere software aan te schaffen dan te werken in Excel. Deze software sluit misschien niet altijd helemaal 100% aan bij jouw situatie, maar enorm veel koppelingen, geautomatiseerd of niet, maken in Excel kan ook leiden tot fouten. Zorg dus dat het overzichtelijk blijft.

Het grote voordeel van Excel is natuurlijk dat het flexibel is, je kunt het bestand dus zo maken als je zelf wilt. Excel is gemakkelijk bij te houden en als je het bestand goed beveiligd is de kans op fouten ook niet heel erg groot. Tevens is natuurlijk het grote voordeel dat bijna iedereen wel eens met Excel gewerkt heeft. De angst om iets in te vullen wordt daardoor een stuk kleiner. En heb je de data eenmaal, dan kun je de overzichten maken die je wilt.

Met onze urenregistratie in Excel vul je per week je uren in en houd je gemakkelijk je werkuren, vakantie uren, tijd-voor-tijduren en / of verlofuren bij. Je draait eenvoudig een maandelijkse of totaalrapportage uit. Je kunt deze uitprinten en laten ondertekenen door je leidinggevende. De urenregistratie kan over meerdere jaren worden gebruikt, je hoeft dus niet elke week of maand weer een nieuw bestand te maken. Je blijft gewoon je gegevens in het huidige bestand invoeren. Je kunt deze urenregistratie natuurlijk ook als inspiratie voor je eigen bestand gebruiken en kom je er niet uit, dan helpen wij je graag weer verder.

Veelgestelde vragen over een Urenregistratie in Excel

1 Hoe tel je uren bij elkaar op in Excel?

Uren optellen in Excel lijkt lastig, maar het is eigenlijk vrij eenvoudig. Je kunt de ene cel gewoon optellen bij de andere cel. Als je op die manier bijvoorbeeld 6:00 uur optelt bij 8:00 dan zal het antwoord 14:00 uur zijn. Een voorbeeld van een dergelijk formule is =A1+A2. Wil je echter de uren vermenigvuldigen met een uurtarief dan doe je dat door te vermenigvuldigen met 24. Een voorbeeld is =(A1+A2)*24*A3 In A3 staat dan het uurtarief.

2 Wanneer kies ik voor een urenregistratie in Excel?

Dat is erg afhankelijk van de omvang en complexiteit van je organisatie. Wij hebben urenregistraties gemaakt voor organisaties waar 20 werknemers werken. Maar ook een projecturenregistratie voor een organisatie met een veelvoud aan medewerkers.

3 Waar begin je bij het maken van een urenregistratie in Excel?

Bij het einde. Je begint in eerste instantie te bedenken wat je uit een systeem wilt halen, erg belangrijk het bepaalt namelijk welke informatie je gaat invoeren.

4 Is het noodzakelijk om mijn bestand te beveiligen?

Noodzakelijk niet, maar zeker wel aan te bevelen. Het klopt, Excel is relatief eenvoudig te kraken, maar door werkbladen te beveiligen zorg je er voor dat niet per ongeluk formules worden verwijderd.

Downloaden Urenregistratie in Excel

Nadat je op Download document Urenregistratie hebt geklikt wordt er gevraagd om je emailadres, hiermee meld je je aan voor de nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief verzenden we twee keer per maand en ontvang je Exceltips en leer je meer over Ter Zake Excel. Je kunt je op elk gewenst moment weer uitschrijven.