Actielijst in Excel!

Je hebt vast wel eens een actielijst in Excel gemaakt, maar hoe maak je die een beetje levendig? Met behulp van foto’s en afbeeldingen kun je jouw actielijst in Excel (Excel 365) professioneel weergeven. In deze nieuwsbrief lees je stap voor stap en overzichtelijk hoe je dat voor elkaar krijgt. Verder zetten we onderaan de nieuwsbrief ook een link naar alle andere instructies die wij hebben gemaakt. Allemaal gratis te downloaden.

Actielijst in Excel – Stap 1

Allereerst maken we een blad aan waarin we de gewenste foto’s en afbeeldingen plaatsen. Voor elke foto of afbeelding plaatsen we ook de naam waarnaar de foto of afbeelding verwijst. Let op dat deze naam uniek is, we hebben dit later namelijk nodig om naar te verwijzen.

In onze actielijst in Excel willen we werken met foto’s van personen en afbeeldingen van statussen. We voeren de afbeeldingen in door de volgende stappen uit te voeren:

1. De gewenste cel te selecteren.
2. Naar het menu invoegen te gaan.
3. Te kiezen voor Afbeeldingen > In cel plaatsen > Dit apparaat.
4. Nu zoek je de gewenste afbeelding en klikt op Ok.

Actielijst in Excel – Stap 2

In een tweede blad gaan we nu de actielijst maken. In ons voorbeeld hebben we de volgende kolommen, maar vanzelfsprekend kun je ook andere toevoegen:

1. 1. Project
   2. Actie
   3. Status
   4. Datum
   5. Medewerker

Let op, achter status en achter medewerker nemen we ook een lege kolom op. Dit doen we zodat we in de eerste kolom de status of de medewerker kunnen plaatsen en in de kolom er achter de gewenste afbeelding tonen. We plaatsen geen randen tussen die twee kolommen zodat het wel één kolom lijkt.

Verder hebben we C1 en D1 geselecteerd en bij Celeigenschappen gekozen voor Uitlijning en dan bij horizontaal Centreren over selectie aangegeven. Ditzelfde hebben we ook gedaan bij de cellen F1 en G1.

Actielijst in Excel – Stap 3

In de gewenste cellen in kolom C maken we een Gegevensvalidatie via de volgende stappen:

1. 1. We gaan naar menu Gegevens > Gegevensvalidatie
   2. We kiezen bij Toestaan voor Lijst
   3. Bij de bron geven we dan de cellen in uit het eerder gemaakte blad met de lijst en afbeeldingen. Stel dat het blad instellingen heet wordt de verwijzing dus: =Instellingen!$D$2:$D$5

Datzelfde doen we ook voor de cellen in kolom F, alleen verwijzen we dan in het blad instellingen naar de cellen A2 tot en met A6, dus: =Instellingen!$A$2:$A$6

In beide kolommen is nu een dropdownmenu gekomen waaruit gekozen kan worden. Dit is natuurlijk prettig voor de gebruiker, maar je hebt hierdoor ook meer zekerheid dat de gebruiker de juiste waarde invult.

Actielijst in Excel – Stap 4

In kolom D moeten de afbeeldingen van de statussen komen, dus daar plaatsen we de volgende formule:

=X.ZOEKEN(C2;Instellingen!D:D;Instellingen!E:E)

In kolom G komen de afbeeldingen van de medewerkers, daar komt dus de formule:

=X.ZOEKEN(F2;Instellingen!A:A;Instellingen!B:B)

Met behulp van deze formule zoeken we dus een status of een medewerker en zoeken we daar de juiste afbeelding of foto bij. De gebruikte functieargumenten zijn:

1. Zoekwaarde, dit is de unieke waarde waar je op wilt zoeken. Bij ons een specifieke status of medewerker.
2. Zoeken-matrix is de kolom waarin de zoekwaarde gezocht moet worden.
3. Matrix_retourneren is de kolom waar het resultaat uit moet komen.

Meer instructies?

Nu kun je de actielijst in Excel vullen. Vanzelfsprekend kun je de actielijst ook zelf nog aanpassen met behulp van voorwaardelijke opmaak en is het ook zeker te adviseren om te beveiligen waar mogelijk. Op deze manier kan een gebruiker niet per ongeluk formules verwijderen of op een andere manier de opmaak kapot maken. De Actielijst is nu een stuk dynamischer dan de standaard actielijsten. Wil je nog meer instructies lezen, kijk dan bij ons op de site via onderstaande link.

Excel instructies