Reiskostendeclaratie

Hoe hou jij je reiskosten bij voor je organisatie? Heb je allemaal bonnetjes op je bureau liggen of heb je daar een systeem voor gemaakt?

Vaak worden de reiskosten ingediend in aparte Exceldocumenten. Deze worden dan weer verwerkt in zelfgemaakte Exceloverzichten. In de praktijk zijn deze documenten dan in de loop der tijd uitgebreid, met de beste intentie. Alleen zien we helaas te vaak dat de bestanden een rommeltje worden en het daardoor niet het gewenste overzicht biedt. Natuurlijk kun je dan met wat kunst en vliegwerk er een overzicht uithalen, maar het kost vrijwel altijd meer moeite dan noodzakelijk. Tevens gaat het bestand vrij snel kapot omdat er geen beveiliging is aangebracht, hierdoor heb je iedere keer weer veel moeite om het bestand te herstellen. Hierdoor ga je opzien tegen deze administratie, elke maand weer. Een oplossing is ons bestand Reiskostendeclaratie, download deze hier!

In het document reiskostendeclaratie kan er met een paar drukken op de knop een declaratie worden ingediend, toegekend en bovenal overzicht worden verkregen. Het invoeren van een declaratie gaat met behulp van een formulier. Je voert de gegevens dus niet direct in Excel in, maar gebruikt hiervoor het formulier. Het voordeel hiervan is dat de Excelomgeving goed beveiligd kan worden. De kans dat het bestand dus kapot gaat is dan minimaal. De verwerking gebeurt daarnaast ook altijd in de juiste cellen. Ideaal!

Met een paar simpele drukken op de knop kan je als beheerder de instellingen aanpassen, daardoor kun je medewerkers invoeren, de bedrijfsonderdelen (bijvoorbeeld afdelingen) en de kilometervergoeding aangeven. Ook is het mogelijk om zelf de kostentypes aan te geven en de beheerders aan te geven. Het beheer is dus intuïtief en daarmee ook erg eenvoudig.

Voor de beheerder is er ook een rapportage aangemaakt, waardoor je kunt hoeveel er gedeclareerd is in de verschillende statussen van het goedkeuringsproces. Deze rapportage is ook uitgesplitst per bedrijfsonderdeel en voorzien van een mooie grafiek.

Veel gestelde vragen over de reiskostendeclaratie in Excel

1 Kunnen er ook andere kosten, dan alleen reiskosten, worden opgeslagen in de reiskostendeclaratie?

Het bestand is niet op die manier opgebouwd, maar je kunt het natuurlijk wel ombouwen. Er zijn echter andere documenten waarbij je bijvoorbeeld een begroting kunt bijhouden en op basis daarvan een kostenoverzicht kan creëren. Het kan dus wel, maar het kan zijn dat je tegen beperkingen aanloopt.

2 Geven jullie ook advies over het maken van documenten?

Ja zeker! Heb je een keer een vraag over een Exceldocument of vind je het fijn als wij een keer met je meekijken dan doen we dat graag. Dit doen we geheel vrijblijvend en gratis. Als je wilt dat wij een bestand bouwen, dan kan dat ook, dan maken we wel altijd eerst een offerte.

3 Wat zijn reiskosten?

Reiskosten zijn de kosten die je maakt voor het reizen van en naar je werk, zakelijke afspraken, trainingen, of andere werkgerelateerde activiteiten. Dit kan omvatten: brandstofkosten, OV-kosten, parkeerkosten, tolwegen, etc.

4 Wat is het verschil tussen een reiskostenvergoeding en een kilometervergoeding?

Een reiskostenvergoeding kan alle soorten kosten dekken die met reizen te maken hebben, zoals OV-kosten, brandstof, en parkeren. Een kilometervergoeding is specifiek een vergoeding per afgelegde kilometer, meestal met de auto, voor zakelijke reizen of woon-werkverkeer.

Downloaden Excel document reiskostenplanning

Nadat je op Download document reiskostenplanning hebt geklikt wordt er gevraagd om je emailadres, hiermee meld je je aan voor de nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief verzenden we twee keer per maand en ontvang je Exceltips en leer je meer over Ter Zake Excel. Je kunt je op elk gewenst moment weer uitschrijven.

Download nu dus het document en pas het direct toe. Het bestand is overigens gratis en blijft ook gratis, je kunt het dus altijd blijven gebruiken.